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Shared Services Process Automation
Automazione integrata per servizi BPO e Shared Service Center
Progettiamo soluzioni che orchestrano flussi informativi complessi per Shared Service Center, siano essi strutture aziendali o fornitori di servizi (BPO), ottimizzando i processi amministrativi e garantendo qualità ed efficienza operativa.
Perché Shared Services Process Automation è un’opportunità
Shared Service Center (SSC) e operatori BPO gestiscono ed elaborano grandi volumi di informazioni e documenti, coordinando sistemi, formati e fonti differenti. Senza un’adeguata pianificazione e automazione, questa complessità genera errori, ritardi e costi difficili da controllare.
Le principali criticità dei processi tradizionali
- Scarsa visibilità in tempo reale su flussi e anomalie
- Assenza di uniformità linguistica nei documenti
- Processi manuali non omogenei tra sistemi ERP, documentali e legacy
- Difficoltà a scalare i volumi senza l’aumento proporzionale dei costi
- Integrazioni fragili tra sistemi cliente e infrastruttura BPO
I vantaggi dell’automazione dei servizi gestiti
- Orchestrazione end-to-end di flussi multisistema e multi-paese
- Automazione dei task ripetitivi e ad alto volume
- Visibilità in tempo reale su ogni processo, eccezione e KPI operativo
- Scalabilità al crescere di volumi e perimetro
- Riduzione dei costi operativi e del rischio di errore nei processi di Business Process Outsourcing (BPO)
Approccio integrato
Partiamo dall’analisi dei processi del cliente per progettare soluzioni di automazione che orchestrano davvero la complessità, anche quella linguistica.
Analisi e mappatura dei processi
Definiamo le priorità di automazione con il team del cliente dopo aver analizzato flussi e criticità.
Orchestrazione e automazione
Disegniamo regole, connettori ERP, gestione delle criticità e logiche di scalabilità per l’automazione end-to-end dei processi.
Implementazione e go-live progressivo
Rilasciamo le soluzioni progressivamente, garantendo continuità, formazione e affiancamento degli utenti nelle prime settimane.
Compliance e rispetto normative
Offriamo piattaforme e soluzioni conformi alle normative vigenti in termini di protezione dati, sicurezza e standard di archiviazione.
Piattaforma di gestione documentale Lucy
Governiamo ogni fase dei flussi informativi e documentali grazie a Lucy, una suite che rappresenta il frutto della nostra ventennale esperienza sul campo.
Automazione e controllo su scala enterprise
Automatizzare gli Shared Services significa coordinare dati, sistemi e persone in un’unica piattaforma, garantendo controllo sui flussi, processi affidabili, decisioni rapide e scalabilità, in ogni Paese e lingua.
Finance & accounting automation
Orchestriamo i processi Finance & Accounting, dal purchase-to-pay all’order-to-cash. Il sistema riceve e classifica le fatture in qualsiasi formato e lingua, estrae i dati con IA, effettua il matching automatico con gli ordini e gestisce le fatture tramite Predictive Coding. Registra poi i dati su SAP e altri ERP. La piattaforma traduce automaticamente ogni documento nella lingua dell’operatore senza dover conoscere la lingua. I workflow configurabili assicurano gestione delle anomalie, audit trail e visibilità in tempo reale per Finance e CFO.
Intelligent document & data management
Soluzioni di gestione documentale automatizzata per Shared Service Center che gestiscono grandi volumi di dati, multilingua e multicanale. Il riconoscimento intelligente classifica ogni contenuto in ingresso, mentre l’estrazione strutturata alimenta i sistemi a valle senza interventi manuali. La piattaforma consente la traduzione immediata dei contenuti, l’archiviazione automatica, la ricerca full-text e l’integrazione con piattaforme cloud e con sistemi documentali enterprise.
Legal & contract management
Gestiamo l’intero ciclo contrattuale: acquisizione e classificazione del precontratto, estrazione dei dati chiave e generazione automatica della sintesi del documento tramite Intelligenza Artificiale. La validazione è simultanea tra team diversi (Legal, Real Estate, Finance), con visibilità cross-funzionale in read-only e lock per ruolo. Modifiche e integrazioni ereditano i dati dal contratto originario e seguono iter configurabili, con archiviazione strutturata e ricerca full-text.
Insurance & claims management
Automatizziamo la gestione sinistri dalla prima notifica alla liquidazione: acquisizione e classificazione automatica dei documenti, estrazione dati con confidence scoring e segnalazione delle anomalie. Il workflow di istruttoria è configurabile per ruolo, con monitoraggio in tempo reale delle scadenze regolamentari e degli SLA. Reportistica analitica su volumi, tempi e performance. Un processo di liquidazione più rapido, conforme e tracciabile.
HR administration automation
Digitalizziamo i processi amministrativi HR ad alto volume documentale: onboarding, gestione note spese, flussi di approvazione interni, semplificazione e archiviazione degli atti del personale. La gestione centralizzata assicura maggiore controllo, tracciabilità e uniformità in ogni fase. L’automazione delle attività ripetitive riduce i tempi di elaborazione e gli errori manuali, consentendo al team HR di dedicarsi ad attività a maggiore impatto strategico.
Process orchestration per il BPO
Progettiamo soluzioni integranti per servizi di Business Process Outsourcing (BPO) con configurazione rapida dei flussi per ogni mandante, scalabilità in base ai volumi, monitoraggio centralizzato e controllo puntuale degli SLA per ciascun cliente.
La traduzione automatica di ogni documento in ingresso nella lingua selezionata semplifica la gestione di mercati in lingue diverse. Architettura modulare con perimetri multi-cliente separati.
Numeri di Abstract
Domande frequenti
Cos'è un sistema di Shared Services Process Automation?
È una piattaforma che orchestra e automatizza i processi degli Shared Service Center, dalla gestione documentale al ciclo passivo, riducendo il lavoro manuale, gli errori e i tempi di esecuzione su scala enterprise.
Qual è la differenza tra automazione e orchestrazione dei processi?
L’automazione esegue singoli task senza intervento umano. L’orchestrazione coordina task, sistemi e persone in un flusso unico e coerente anche quando il processo è complesso, multisistema, multi-paese o prevede eccezioni da gestire.
La soluzione è adatta anche a operatori BPO multi-cliente?
Sì. La nostra architettura è progettata per gestire perimetri separati per clienti diversi, con Service Level Agreement (SLA) dedicati, configurazione rapida di nuovi flussi e monitoring centralizzato. Scalabile al crescere del portafoglio clienti.
Si integra con il nostro ERP e i sistemi già in uso?
Assolutamente. Le nostre soluzioni integranti per i servizi BPO sono ERP-agnostic e si integrano con SAP, Oracle e altri sistemi gestionali e documentali enterprise. Non richiediamo la sostituzione dei sistemi esistenti, ma lavoriamo in continuità con essi.
Come si misura il ritorno dell'investimento in automazione?
I principali indicatori sono: riduzione dei tempi di processo, diminuzione degli errori, costo per transazione processata e capacità di gestire volumi crescenti senza aumentare le risorse. Definiamo insieme i KPI prima del go-live.
Come funziona la traduzione automatica dei documenti?
Il sistema riconosce la lingua del documento in ingresso e può tradurlo nella lingua dell’operatore. Chi valida non deve conoscere la lingua originale: è sufficiente la competenza di dominio sul processo. La barriera linguistica scompare.
Progetti di Shared Service Process Automation
Casi d’uso di integrazione di processi, sistemi e dati a supporto della digitalizzazione.
