Abstract è un’azienda che fa leva sullo smart working, dando la possibilità ai suoi dipendenti di organizzare in maniera flessibile il proprio spazio di lavoro. Alcune riflessioni su questa metodologia che può rendere la tua vita migliore

Smart working: lavorare (bene) in un’azienda distribuita

Abstract è un’azienda che fa leva sullo smart working, dando la possibilità ai suoi dipendenti di organizzare in maniera flessibile il proprio spazio di lavoro. Alcune riflessioni su questa metodologia che può rendere la tua vita migliore

Devo confessare che quando ho iniziato a lavorare per Abstract, sono rimasto un po’ spiazzato dalla circostanza di non essere più costretto, dopo tanti anni, ad andare ogni giorno in ufficio.

Adesso, dopo circa un anno, sono felice di scrivere che la mia esperienza di smart worker è più che positiva. Parafrasando un claim di qualche tempo fa, posso dirvi che «la mia azienda è differente!»

I vantaggi del lavoro da remoto

Uno dei maggiori benefici dello smart working è il fatto stesso che i dipendenti adorano questa metodologia di lavoro. Si tratta di un ottimo modo di attirare digital worker in un mercato competitivo, soprattutto se tali risorse hanno skill elevati.

In Abstract, chiunque abbia dei figli – è il mio caso – beneficia enormemente della possibilità di conciliare gli impegni familiari con quelli lavorativi molto meglio che se fosse costretto ad andare in ufficio tutti i giorni.

In aggiunta a questo, il fatto di non dover sopportare i costi legati al pendolarismo casa-lavoro incide positivamente sulle retribuzioni, e anche questo è un vantaggio non trascurabile ogni qual volta Abstract si rivolge al mercato per reclutare nuove professionalità.

Più produttivo, se hai degli obiettivi

Uno dei grandi timori dei datori di lavoro è che i dipendenti che lavorano da remoto possano essere di fatto meno produttivi. Sulla base della mia prima esperienza come smart worker, posso affermare che si tratta di un timore infondato, a patto che l’azienda lavori, come Abstract, per obiettivi, deadline e task ben definitiUna metodologia del genere, infatti, che in Abstract fa esplicito riferimento all’Agile Management, ti spinge in maniera naturale ad ottimizzare al meglio il tuo tempo.

Anche il fatto di non essere soggetti agli obblighi (ed agli imprevisti) legati agli spostamenti casa-ufficio, costituisce un aspetto che incide positivamente sull’organizzazione delle giornate lavorative, e quindi sulla produttività.

Telefonate, riunioni, colleghi, rumore rendono l'ufficio un posto di gran lunga peggiore per concentrarsi rispetto a casa, specialmente per un digital worker

Lavorare da casa, infine, tende a renderti più concentrato rispetto a quando lavori in ufficio. All’inizio dell’avventura in Abstract, temevo sinceramente che rimanere a casa mi esponesse a tante potenziali distrazioni: televisione, faccende domestiche, gente di passaggio e roba simile. Indubbiamente, alcune di queste cose a volte possono interrompere le attività lavorative, ma credo che esse non incidano molto, se paragonate alle distrazioni, ad esempio, di un open space.

In Abstract, ad esempio, ci sono diversi sviluppatori. Chiunque sviluppi sa che spesso il codice che sta scrivendo è tutto nella sua testa, ancor prima che su una pagina dell’editor. Un approccio del genere richiede molta concentrazione, e un’interruzione anche minima è sufficiente a far perdere al developer il “treno dei pensieri” che ha nella testa, costringendolo a rivedere il codice già scritto e a ricostruire il suo “modello mentale”. Un ufficio è un posto che ha molte più micro-distrazioni potenziali, rispetto ad una casa.

Il volano della fiducia

Per un’azienda che è già strutturata per avere un controllo puntuale delle attività dei propri dipendenti (come detto, responsabilità ed obiettivi chiari, deadline sulle varie attività, ecc..), è solo una questione di opportunità passare a forme più o meno spinte di smart working. E’ indubbio come una decisione in tal senso possa determinare un vantaggio competitivo di notevole portata, soprattutto in un contesto economico di crisi come quello attuale.

Secondo una ricerca dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano (febbraio 2014) “... l'adozione di modelli di lavoro Smart può aumentare la produttività delle aziende per un valore di 27 miliardi di euro e ridurre i costi fissi di 9 miliardi di euro …”.

Le possibilità di riduzione dei costi fissi sono evidenti. Sull’aumento della produttività, la chiave risiede, a mio avviso, nel circolo virtuoso che le pratiche di smart working possono innescare. Quando un’azienda consente ai dipendenti di lavorare da casa, ripone nei propri dipendenti fiducia, e un approccio del genere paga, perché le persone, di base, tendono a rispondere positivamente in un contesto di questo tipo, con riflessi positivi sulla produttività individuale.

Non c’è modo migliore di dimostrare la stima professionale verso una persona che ampliare i suoi margini di autonomia nell’organizzazione del lavoro

In altre parole, quando qualcuno viene investito di fiducia, tendenzialmente raccoglie la sfida. Le sfide possono fallire, questo è vero, ma il fallimento stesso assicura, a mio parere, che il dipendente profonda maggior impegno nei task che gli verranno assegnati in seguito, nell’alveo di un processo che favorisce la sua crescita professionale non solo sul piano delle specificità tecniche della propria mansione, ma anche su quello della capacità di auto-organizzarsi (di nuovo, un circolo virtuoso). E’ un meccanismo diverso rispetto a quello che si basa sul monitoraggio diretto, soprattutto in quei casi in cui i lavoratori vengono controllati come bambini, ed inevitabilmente finiscono per comportarsi come tali.

Sempre secondo la citata ricerca dell’Osservatorio Smart Working, “... nell’evoluzione dei modelli organizzativi l'Italia appare in ritardo rispetto all’Europa …”. E’ probabile che i nostri manager, di base, fatichino ancora a digerire l'idea che i dipendenti non possano essere visivamente monitorati. Vogliono avere la possibilità di sapere sempre cosa stia facendo il personale, perché questo è esattamente ciò che il business management tradizionale suggerisce di fare. Si tratta, tuttavia, di una visione che nasce dall’economia industriale del secolo scorso, per la gestione di lavoratori poco qualificati, spesso sotto-pagati, quasi sempre legati alla necessità di svolgere le proprie prestazioni lavorative presso un ben definito luogo fisico, ad esempio una catena di montaggio. La gestione dei digital worker è una cosa diversa. I digital worker sono, in generale, risorse con skill elevate: se adeguatamente motivate e correttamente gestite, l’ultima cosa di cui non hanno bisogno è di essere “sorvegliate”.

Ma è tutto oro …?

Tirando le somme: in contesti produttivi strutturati, dove organizzazione e metodologie assicurano che la “macchina aziendale” funzioni (più o meno) senza intoppi, lo smart working può essere un ottimo modo per costruire fiducia, motivare i dipendenti, aumentare la produttività.

Eppure, non tutti sono dello stesso parere. L’anno scorso Marissa Meyer, attuale CEO di Yahoo!, ha affermato di essere fortemente contraria alle policy della sua compagnia sul lavoro da remoto, limitando fortemente questa possibilità per i lavoratori del noto motore di ricerca.

Queste, in estrema sintesi, le parole per comunicare il suo pensiero a proposito: “...per far si che Yahoo! diventi il miglior posto al mondo dove lavorare, abbiamo necessità di lavorare fianco a fianco. Ecco perché è fondamentale essere fisicamente presenti nei nostri uffici. Alcune delle nostre decisioni ed intuizioni migliori sono nate nella discussioni in caffetteria o nei corridoi, durante gli incontri con i clienti o durante le riunioni di lavoro improvvisate all’ultimo momento. Dobbiamo essere un unico Yahoo!, e per riuscirci dobbiamo iniziare stando fisicamente insieme …”.

Sono parole che hanno, come intuibile, un loro fondamento. Il lavoro da remoto può effettivamente creare problemi di collaborazione e limitare lo sviluppo di una forte identità aziendale.

Tuttavia, ritengo che la risposta a questi potenziali problemi non possa essere la limitazione (o l’abolizione) dello smart working. Si tratta piuttosto di trovare accorgimenti e soluzioni capaci di minimizzare le problematiche che da tale metodologia di lavoro possono inevitabilmente scaturire.

Lo Smart Working secondo Abstract

In Abstract abbiamo una serie di policy interne che ci permettono di gestire al meglio la collaborazione e la comunicazione interna. Facciamo inoltre in modo che la tecnologia ci supporti in questo senso.

Policy di lavoro

In primo luogo, abbiamo stabilito alcune regole relative alla disponibilità. All’interno di un team di lavoro, tutti i membri devono essere in grado di comunicare agevolmente tra loro. Abbiamo optato, perciò, per renderci di massima sempre disponibili nelle ore centrali della giornata, orientativamente dalle 9,30 alle 18,30, con margini di elasticità da concordare all’interno del gruppo (e soprattutto da comunicare per tempo). Questa regola, di fatto, media tra una delle caratteristiche tipiche dello smart working (la flessibilità nell’organizzazione del proprio lavoro) e le necessità del team, cercando un giusto compromesso. Gli impegni di ciascun membro presso clienti, che lo rendono potenzialmente non disponibile, sono comunicati al gruppo tramite un calendario condiviso in rete.

In secondo luogo, sebbene non esista una policy esplicita in tal senso, il buon senso suggerisce ad ognuno di noi di predisporre per il proprio lavoro un ambiente domestico adeguato. In Abstract ci si aspetta di non trovare in videoconferenza il proprio collega seduto al tavolo della sala da pranzo, con una masnada di bambini che corrono all’impazzata. Il livello di dotazione minima del proprio “home office” prevede una connessione internet stabile e (almeno) delle cuffie per le sessioni video.

Infine, Abstract organizza con regolarità incontri tra i suoi dipendenti, utili, tra le varie cose, a cementare il gruppo e favorire i rapporti interpersonali. Le occasioni tipiche sono date dagli sprint interni, dagli eventi organizzati direttamente da Abstract, come il nostro beneamato Plog, o dagli eventi ai quali Abstract partecipa (come ad esempio la prossima Plone Conference o gli sprint delle community di riferimento). Tipiche occasioni per terminare una giornata di lavoro con una buona birra bevuta in compagnia.

Poche e semplici regole, come vedete, supportate dalla tecnologia.

Tecnologia

Ci sono ai nostri giorni numerosi tools che supportano il lavoro da remoto di un gruppo distribuito. Ad un livello di base, noi usiamo, oltre alle email, un sistema di chat interna e Google Hangout per le comunicazioni asincrone e video. Google in generale ci supporta anche per l’editing di documenti condivisi (Drive).

La gestione dei progetti in ottica agile è fatta con un tool sviluppato internamente, Simple Management. E’ il nostro strumento di lavoro “centrale”: storie, iterazioni, task, booking delle attività, tutto su un unica piattaforma.

Ciascuno poi gestisce le proprie to-do-list con lo strumento che preferisce: io ad esempio mi trovo bene con Wunderlist.

Abstract ha un proprio repository per il codice, basato su GitLab, ed un sistema Q/A interno costruito su Askbot.

Il nostro OpenERP interno, infine, supporta in maniera trasversale tutta l’azienda. Noi dipendenti, in particolare, lo usiamo per gestire le richieste di ferie/permessi, le note spese, ecc..

E voi?

In Italia i numeri relativi alle aziende come Abstract non sembrano ancora molto incoraggianti. Sarebbe molto interessante raccogliere, però, le testimonianze dirette degli smart workers italiani. Vi invito perciò ad utilizzare i commenti per segnalare i vostri tips e le vostre pratiche di lavoro remoto. Buon (tele)lavoro a tutti!

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