La scelta errata un CMS può creare vincoli tecnologici che impediscono la crescita e limitano la comunicazione di una organizzazione: 10 errori da non fare.

Scegliere il cms in azienda: i 10 errori nella software selection

La scelta errata un CMS può creare vincoli tecnologici che impediscono la crescita e limitano la comunicazione di una organizzazione: 10 errori da non fare.

Bisogna porre la giusta attenzione nel processo di software selection, avendo ben chiaro quale sia il contesto nel quale stiamo operando facendo attenzione principalmente alle persone e alle problematiche da risolvere nel breve, medio e lungo periodo.  

Ispirandosi ad un vecchio articolo di Idealware possiamo constatare che certi aspetti non sono cambiati, ed ecco quindi i 10 errori più comuni:

1 - Non è stato prima compreso il problema da risolvere

Spesso le organizzazioni tendono ad acquistare un nuovo componente tecnologico senza aver ben chiaro quale sia il reale problema da risolvere. Un classico errore è appunto pensare che lo strumento, da solo, rappresenti la soluzione.

Quando si tratta di dover gestire i propri contenuti sul web, può capitare che non siano chiari aspetti fondamentali come, ad esempio, la linea editoriale da tenere con il proprio pubblico. Questo avviene sia per la comunicazione esterna che per quella interna. Ecco perché occorre studiare una content strategy a monte del progetto, in grado di stabilire cosa e come comunicare.

Occorre, in altre parole, avere ben chiaro quali siano gli obiettivi del progetto. Non importa che il CMS venga utilizzato per la realizzazione di un portale web, di una Intranet o di una extranet: le domande da porsi, all'inizio, sono ancora lontane dagli aspetti tecnologici:  

  • quale tipo di contenuti dovremo gestire?
  • è già stata redatta una content strategy?
  • è già stato definito un processo di creazione dei contenuti, con un'idea chiara delle persone da coinvolgere?
  • prima della scelta del CMS, è stato redatto uno specifico progetto web?
  • quali sono gli obiettivi di business a breve, medio e lungo termine?

2- Non si comprende a fondo cosa sia la gestione contenuti

Per le organizzazioni che scelgono per la prima volta un CMS, senza avere dimestichezza con sistemi di gestione dei contenuti, può rivelarsi difficile stabilire con precisione quali siano le proprie necessità di business.

Ma anche le organizzazioni che passano ad un nuovo CMS possono sperimentare problemi, legati il più delle volte al fatto che ci si rapporta al nuovo strumento con le stesse logiche usate per quello precedente.

Ciò insegna che, in via prioritaria, è necessario concentrarsi, all'interno dell'organizzazione, sull'approfondimento dei temi specifici che riguardano la gestione dei contenuti sul web, accumulando la conoscenza e l'esperienza necessarie ad evitare che il processo di software selection del proprio CMS non conduca a sgradite sorprese.

  • Quali feature sono disponibili nella maggior parte dei CMS e quali no?
  • Quali  sono le sfide principali da affrontare rispetto al contesto in cui il CMS opererà?
  • Quali sono le funzionalità del CMS su cui concentrarsi?
  • Quali sono le “best practice” nella gestione contenuti?

Prima ancora di formalizzare i requisiti o rivolgersi ad un fornitore per una demo della sua soluzione CMS, è necessario rispondere con chiarezza a domande del genere. 

In tale ottica, può rivelarsi estremamente utile analizzare casi di studio, discutere con altre organizzazioni che hanno già implementato un CMS, oppure richiedere consulenza specifica.

3 - Si limita la ricerca ai soli prodotti più conosciuti

Il mercato dei sistemi di gestione contenuti è estremamente vario e complesso. Esistono migliaia di CMS differenti al mondo, ognuno con le proprie peculiarità. La sfida è quella di trovare, all'interno di questo ampio e variegato panorama, la soluzione che meglio soddisfa le proprie necessità.

All'interno del mercato dei CMS, il numero di vendor che investono nel marketing per ottenere visibilità è relativamente esiguo. La trappola, quindi, è quella di credere che esistano solo una dozzina di possibili scelte, che finiscono per essere le uniche soluzioni esaminate.

Si stima, invece, che, considerando tutti i CMS disponibili, le funzionalità tra loro comuni assommino al 30% di quelle totali. Nel restante 70%, pertanto, potrebbe esserci proprio quello che risolve i problemi della vostra azienda.

Senza il necessario lavoro di ricerca ed approfondimento, può essere facile perdere delle opportunità.

4 - Dare per scontato che “grande sia migliore”

Molte organizzazioni sono naturalmente refrattarie al rischio nel loro modo di operare, e questo aspetto si estende anche alle attività di software selection.

Nella scelta di un CMS, ciò porta spesso manager e responsabili ad acquistare soluzioni complesse fornite da vendor di grosse dimensioni, come garanzia per mitigare o eliminare il rischio, anche a fronte di una spesa maggiore.

Pagare più soldi, tuttavia, non significa assicurarsi automaticamente un CMS migliore, ne avere garanzie di successo per il proprio progetto web. Al contrario, un budget elevato aumenta naturalmente il rischio inerente al progetto.

Ne, d'altro canto, scegliere un CMS con il più alto numero di feature disponibili assicura di aver acquistato un CMS "per la vita". Ogni funzionalità aggiuntiva ha un impatto sulla facilità di utilizzo e sulla manutenzione del sistema. Un sistema complesso viene spesso mal percepito dai suoi utilizzatori, rendendo più difficile la possibilità di farlo prosperare nel tempo.

In termini di riduzione del rischio, quindi, un approccio pratico è quello di spendere il meno possibile, massimizzando l’usabilità e scegliendo il CMS più semplice che meglio si identifica con gli obiettivi della content strategy aziendale ("Keep it simple, keep it small").  

5 - Non c’è distinzione tra “requisiti” e "criteri di selezione"

Nel formalizzare una richiesta di offerta per la fornitura di un CMS, spesso capita di confondere requisiti e criteri di selezione. 

Troppo spesso le richieste di offerta inoltrate ai vari possibili fornitori contengono indicazioni come:

  • “Il CMS dovrà fornire un ambiente web di authoring semplice ed intuitivo”
  • “Il CMS dovrà supportare un workflow a più stadi e ruoli”
  • “Il CMS dovrà integrarsi con i sistemi esistenti”

Questo tipo di requisiti, visti e stravisti, sono inefficaci per diverse ragioni:

  • la maggior parte dei prodotti offre questo tipo di funzionalità;
  • si tratta di richieste che non possono essere valutate obiettivamente;
  • non vengono fornite abbastanza informazioni sul contesto di business nel quale il CMS dovrà operare.

Al posto di generici requisiti, occorre invece fornire precisi criteri di selezione, utili a definire le necessità specifiche che il CMS dovrà soddisfare in relazione ai propri obiettivi di business ed al contesto nel quale lo strumento dovrà operare.

Ed è necessario che tali criteri siano esplicitati in maniera sintetica (vedi punto successivo), ma chiara.

6 - Si scrivono troppi requisiti



Fondamentalmente, si pensa che allungare la lista dei requisiti soddisfatti dal CMS da acquistare semplifichi il processo di scelta. La verità è che estendere tale lista porta altri problemi:

  • confonde le necessità chiave con quelle desiderate;
  • rende difficile indentificare la reale differenza tra i software presi in considerazione;
  • forza la selezione a software più grandi e costosi in grado di coprire tutti i requisiti specificati;
  • aumenta il tempo e l’impegno richiesto per valutare le offerte;
  • aumenta il tempo e il costo per i fornitori necessario a redarre le risposte;
  • scoraggia direttamente molti fornitori nel rispondere.

Una richiesta di quotazione per un CMS dovrebbe invece focalizzarsi principalmente sui criteri chiave che, all'interno del processo di selezione, possano realmente essere utili nel differenziare i prodotti valutati. In generale, è raro che essi siano più di una dozzina. 

7 - La comparazione avviene solo sulla base di una check list

Spinti dal desiderio di essere in grado comparare più facilmente le offerte dei fornitori, un approccio comune è quello di chiedere loro di indicare che cosa il CMS “offre”, “non offre” o “offre parzialmente”, tramite una semplice check list sulle varie feature.

Questo è, spesso, una completa perdita di tempo. Ottenere dal fornitore questo tipo di risposta non offre alcuna specifica sul come viene implementata una determinata funzionalità.

Un approccio migliore è quello di obbligare il fornitore a riportare i dettagli implementativi delle varie funzionalità attraverso descrizioni estese, documentazione tecnica, esempi di utilizzo e screenshots, magari precisando che, in assenza di un tipo di risposta del genere, l'offerta non verrà presa in considerazione. 

8 - Ci si focalizza sul “cosa” e non sul “come”

“Il CMS dovrà fornire un sistema di gestione workflow potente e flessibile”. Questo criterio suona certo come desiderabile, ma come funziona realmente il workflow del CMS esaminato?

La realtà dei fatti è che i sistemi di workflow esistenti nei CMS possono presentare opzioni di configurazione che vanno dalle più semplici (una singola checkbox “Pubblica” su un contenuto) alle più complesse (strumenti grafici per tracciare diagrammi di workflow, specificare le azioni possibili per singolo stato, implementare logiche condizionali ecc.). Inoltre, aggiungere o cambiare una regola nel workflow potrebbe essere una semplice operazione "point-and-click", oppure richiedere diversi giorni di sviluppo.

I dettagli implementativi, quindi, possono variare molto. Il fornitore, tuttavia, tenderà sempre ad affermare che la sua soluzione è “potente e flessibile”.

Questo esempio ci serve per capire come sia fondamentale, nel processo di selezione del CMS, concentrarsi sul "come" funzionano nel dettaglio le cose, per valutare correttamente se le esigenze dei futuri utilizzatori dello strumento siano realmente soddisfatte.

Il punto di partenza, in altre parole, sono sempre le esigenze dell'organizzazione ed il contesto di utilizzo del software. Per tornare all'esempio fatto, l'approccio corretto non è tanto quello di chiedere al fornitore se il suo CMS permette di gestire workflow editoriali, quanto piuttosto quello di chiarire con lui come i workflow funzionano e quanto possono essere adattati (eventualmente con sviluppi custom) al processo di pubblicazione adottato (o che si intende adottare) in azienda.

9 - Si confonde un "progetto CMS" con un più ampio "progetto web"

Nel realizzare una nuova versione di un sito web, la scelta del CMS è solo uno dei task da completare.

Spesso sono le carenze del sito da riprogettare (design datato, contenuti obsoleti, strutturazione delle sezioni e processi di pubblicazione inefficaci) a spingere per l'adozione di un (nuovo) CMS. Ma, proprio in questi casi, può essere forte la tentazione di affidarsi al fornitore non solo per lo strumento di pubblicazione, ma anche, più in generale, per l'implementazione complessiva dell'intero progetto web, in termini di nuovo design, riorganizzazione dei contenuti ecc..

Un approccio del genere è tuttavia pericoloso, perché guidato più dalla convenienza che da considerazioni strategiche.

Le valutazioni in merito ad aspetto grafico, tassonomia dei contenuti, usabilità, processi di publishing dovrebbero far parte di un progetto web autonomo, solo a valle del quale si procede alla scelta della soluzione tecnologica da utilizzare per l'implementazione.

Non disaccoppiare queste fasi può condurre all'ipotesi in cui le caratteristiche del CMS vincolino le scelte progettuali, e ciò è ancora più vero se ci si concentra sull'aspetto funzionale.

Tools collaborativi, forum o gruppi di discussione, mailing list (tanto per limitarsi ad alcuni esempi) potrebbero essere feature necessarie per l'organizzazione, implementate però molto più efficacemente con software dedicati che con un CMS  "generalista". 

Solo una corretta progettazione iniziale assicura che le scelte tecnologiche finali, relative allo specifico CMS ed agli eventuali software da integrare con esso, risultino soddisfacenti ed in linea con le reali esigenze di business 

10 -  Si delega la scelta del CMS ai soli tecnici

Infine, una comune causa di fallimento di un progetto di questo tipo, è quella di trattare la selezione del CMS come una questione meramente tecnologica, operata solo da un team del reparto IT.  

I tecnici tendono a produrre documenti di requisiti che spesso sono difficilmente comprensibili dal resto dell’azienda o dell’ente, finendo con l’acquistare un software che presenti caratteristiche tecnologiche eccellenti, ma che sia inefficace per l'operatività quotidiana degli utenti.

In generale, l'aspetto prettamente tecnologico dovrebbe rivestire un ruolo secondario nel processo di selezione. Il reparto IT può dare indicazioni sulla piattaforma tecnologica e sui requisiti di infrastruttura, ma generalmente ha pochi elementi che permettano di definire correttamente i requisiti di comunicazione o di business.

Tali requisiti possono e debbono pertanto essere definiti dai reali utilizzatori dello strumento, per assicurare che la prospettiva di business sia prioritaria rispetto a quella IT.

Conclusioni.

Il buon senso è alla base del successo nella selezione di un buon sistema di content management. E' facile cadere nelle insidie che abbiamo elencato, ma è altrettanto facile sfuggirvi, se se ne ha coscienza.

Bisogna iniziare a comprendere più a fondo le tematiche relative alla gestione dei contenuti prima di iniziare a relazionarsi con il mercato dei CMS. E bisogna conoscere a fondo questo mercato, prima di una qualsiasi scelta d'acquisto.

Definire correttamente le proprie esigenze, inoltre, è il punto di partenza indispensabile per giungere alla redazione di un documento di requisiti efficace, in grado di scongiurare l'insorgere della maggior parte dei problemi comuni.

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